Nos 7 conseils pour bien préparer son inventaire
Quelles sont les étapes pour bien préparer son inventaire ?
L'inventaire représente une démarche visant à évaluer le bilan des marchandises d'un magasin. En tant qu'étape importante dans l’activité d'un magasin, elle revêt également une importance majeure sur le plan juridique dans le cadre de la gestion d'entreprise. Ce processus se divise en plusieurs phases :
Préparation ;
Identification ;
Méthodologie ;
Double comptage ;
Finalisation.
La préparation d'un inventaire s'avère être une tâche complexe et laborieuse, bien que fondamentale. Cette étape permet de vérifier la précision des stocks et de faire le point sur les besoins en approvisionnement.
1.PLANIFIER LE JOUR DE L'INVENTAIRE
Il est essentiel de définir un calendrier précis pour cette opération. La réalisation du bilan avec un expert-comptable peut varier en durée selon la taille du projet et l'expérience des intervenants. Il est donc recommandé de fixer une date avant le début du mois en cours pour que les résultats soient disponibles à la fin du mois suivant, en tenant compte des commandes nécessaires.
Comment choisir le jour de son inventaire ?
La période d’activité :
Privilégier une période de faible activité pour minimiser les perturbations de l'activité commerciale.
Éviter les périodes de forte affluence, telles que les soldes, les fêtes de fin d'année ou les vacances scolaires.
Tenir compte des variations saisonnières de votre activité.
Les aspects logistiques :
Choisir un jour où les stockssontà leur niveau le plus bas pour faciliter le comptage.
Organiser la réception et l'expédition des marchandises en dehors des heures d'inventaire.
Prévoir un espace de stockage suffisant pour les produits en cours d'inventaire.
2 :DÉTERMINER LES EMPLOYÉS REQUIS POUR L'EXÉCUTION DE LA TÂCHE
L'inventaire est une opération collective impliquant au moins un gérant de magasin et un ou plusieurs assistants. Dans le plan d'inventaire, il est important de spécifier quels employés seront nécessaires pour mener à bien cette tâche. Il peut être nécessaire d'impliquer le chef d'entreprise ou un autre responsable pour superviser le travail, mais il est facile de choisir des employés qualifiés bien versés dans l'activité et/ou le magasin.
Comment déterminer les ressources nécessaires ?
Assurez-vous de disposer du personnel suffisant pour effectuer l'inventaire.
Prendre en compte les compétences et l'expérience des équipes mobilisées.
Externaliser certaines tâches si nécessaire. Vous pouvez par exemple faire appel à des boîtes d’interim.
3 : Choisir LA MÉTHODOLOGIE À SUIVRE
Il existe différentes méthodes pour réaliser un inventaire, notamment manuellement (en cas de faibles volumes de stocks), avec un lecteur de codes-barres, ou à l'aide d'un appareil (de plus en plus courant). Pour faciliter la tâche, il est essentiel de former les employés à la méthode choisie et aux outils nécessaires pour assurer le bon déroulement du processus. Il faut donc que tous comprennent les techniques à mettre en œuvre et les règles de gestion à appliquer pendant cette période.
4: GELER LES STOCKS
Geler les stocks consiste à suspendre tous les mouvements de stocks avant l'inventaire pour éviter les erreurs liées aux mouvements de marchandises lors de la comptabilisation. L'objectif est de clarifier les stocks avant leur saisie dans le logiciel SAP.
Comment geler les stocks pour dresser son inventaire ?
Arrêt total de l’activité
Solution la plus simple et la plus précise, mais elle peut être coûteuse pour le magasin.
Nécessite de communiquer en amont avec les clients et les partenaires.
Fermeture partielle du magasin
Limiter l'impact sur l'activité commerciale en fermant uniquement une partie du magasin.
Nécessite de mettre en place un système de gestion des flux de clients.
Blocage des transactions
Interdire les entrées et les sorties de stocks pendant la durée de l'inventaire.
Possible avec un logiciel de gestion des stocks.
Inventaire tournant
Réaliser l'inventaire par zone ou par catégorie de produits sur plusieurs jours.
Permet de minimiser les perturbations de l'activité.
Utilisation d'un système de comptage permanent
Suivre les mouvements de stocks en temps réel.
Évite le gel des stocks, mais nécessite un investissement initial important.
5 : ORGANISER L'ESPACE de votre magasin
Il est maintenant essentiel de mettre de l'ordre dans le point de vente pour que chacun puisse retrouver sa place et savoir où ranger les articles hors des rayons.
Structurer les produits
Vérifier les étiquetages
Nettoyer la zone d'entrepôt/magasin
Ensuite, chaque zone peut être balisée avec un numéro noté sur une feuille de papier ou tout autre support.
6 : DÉLIMITER LES ZONES DE COMPTAGE
La première étape consiste à définir et à dessiner la zone de comptage, puis à planifier les paramètres tels que le numéro d'identification d'un article et son poids. On peut également inclure des références aux dimensions du produit ou à sa couleur.
Comment délimiter les zones de comptage ?
- Débarrasser les zones de stockage.
- Enlever les produits non stockés, les emballages vides et les déchets.
- Nettoyer et ranger les zones de stockage pour faciliter l'accès aux produits.
- Identifier et regrouper les articles par catégorie.
- Définir un système de classification clair et logique.
- Utiliser des codes-barres ou des étiquettes pour identifier les produits.
- Regrouper les produits par catégorie, par famille ou par marque.
- Préparer les outils nécessaires au comptage.
- Renseigner les fiches de stock.
- Préparer les feuilles de saisie des données.
- Mettre à disposition des lecteurs de codes-barres, des scanners, des ordinateurs portables, etc.
- Définir un circuit de comptage.
- Déterminer le sens de circulation dans les zones de stockage.
- Définir un ordre de passage pour les différentes catégories de produits.
- Mettre en place une signalétique claire pour guider les équipes.
- Mobiliser les équipes.
- Définir les rôles et responsabilités de chaque personne.
- Former les équipes à la méthode de comptage choisie.
- Favoriser la communication et la collaboration entre les participants.
- Sécuriser l'espace.
- Limiter l'accès aux zones de stockage pendant l'inventaire.
- Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les produits.
7 : PRÉPARER LES OUTILS ADÉQUATS
Une fois que la zone est délimitée, il est nécessaire de prévoir les outils nécessaires pour effectuer le comptage. En plus des outils classiques tels que les blocs-notes, les douchettes et le scotch, d'autres outils peuvent être utilisés pour simplifier l'inventaire, comme des caméras facilitant la localisation des articles ou des capteurs de proximité pour détecter les objets présents dans l'ensemble du stockage.
Quels outils prendre en compte ?
Lecteurs de codes-barres : permettent de scanner rapidement les produits et d'enregistrer les données automatiquement.
Scanners : permettent de capturer les informations des codes-barres et des étiquettes RFID.
Terminaux portables : permettent de saisir les données de manière mobile et de les synchroniser avec un système central.
Fiches de stock : permettent de noter les informations relatives à chaque produit (référence, quantité, etc.).
Feuilles de saisie des données : permettent de consigner les données collectées pendant l'inventaire.
Pour mener à bien votre inventaire magasin, il faut choisir le bon logiciel de caisse.
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